La réception des appels : une mission qui ne s’improvise pas

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Une attente interminable ou une personne désagréable de l’autre côté du fil ? Nous avons tous eu des expériences négatives lors d’un appel téléphonique. Dans le monde de l’entreprise, l’accueil téléphonique réservé à l’ensemble des parties prenantes de votre société est d’une grande importance. Alors, comment répondre avec finesse et subtilité, tout en renvoyant une image positive de votre entreprise ? Adiscos vous dit tout !

Ambassadeur de votre marque

La réception des appels est, dans la plupart des cas, le premier contact d’un interlocuteur avec votre entreprise. La façon dont vous allez recevoir l’appel va générer dans l’esprit de votre interlocuteur une première image, et même, une première impression. En effet, l’accueil téléphonique de votre client est aussi important que l’accueil dont il bénéficie lorsqu’il se rend dans vos bureaux. La personne qui répondra, deviendra alors l’ambassadeur de la marque, et se doit donc de représenter ses valeurs et l’univers de la société. La qualité de l’accueil est donc déterminante car elle influe sur la représentation de l’entreprise que vous offrez à vos interlocuteurs (clients, fournisseurs …). La question doit donc être prise au sérieux, puisqu’une mauvaise expérience téléphonique peut avoir des conséquences néfastes.

Quels sont les secrets d’un accueil téléphonique réussi ?

Il existe un seul et unique secret : le sourire ! S’il ne se voit pas, il s’entend. Alors sourire, lors de votre conversation au téléphone, a un effet positif même si votre interlocuteur se situe à des kilomètres.

Afin de mettre votre interlocuteur dans de bonnes conditions, il convient d’éviter les tournures négatives. Par exemple, au lieu de dire « quel est votre problème ? » vous pourrez plutôt privilégier l’expression suivante : « Comment puis-je vous aider ? ».

Le ton de la voix est également un élément qui se travaille, il peut être ajusté et travaillé dans le but de renvoyer une image positive.

Un accueil téléphonique ne peut, à moins d’avoir des équipes dédiées, être assuré 24h sur 24h. Lorsque personne ne peut répondre, n’oubliez pas qu’il existe des répondeurs automatiques qui vous permettront de personnaliser votre répondeur pour véhiculer votre image de marque.

Vous souhaitez en savoir plus ? Nos formations pourront vous aider à approfondir vos compétences dans ce domaine, contactez-nous : https://blog.adiscos.com/

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