Télétravail : 3 points clés pour réussir une réunion à distance

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Les réunions professionnelles permettent aux salariés, managers, clients et partenaires d’échanger sur de nouveaux projets, de faire le point sur l’avancée d’un travail, de résoudre un problème ou de clarifier certains objectifs. Dans le contexte actuel, ce sont les réunions virtuelles qui sont privilégiées en raison de la démocratisation du télétravail. Cependant des problèmes techniques et un manque de préparation peuvent perturber les réunions à distance. Quelles sont donc les bonnes pratiques à mettre en place pour les réussir ?

Les réunions à distance désignent les réunions organisées en ligne par visioconférence ou appel audio. Depuis la montée en puissance du télétravail, ces réunions virtuelles sont de plus en plus organisées par les entreprises. Avant de démarrer une réunion en ligne, il est toutefois important de bien se préparer pour ne pas commettre de faux-pas ou remettre en cause son professionnalisme.

Se préparer en amont

Que ce soit en présentiel ou à distance,  la préparation d’une réunion est une étape à ne pas négliger car cela vous fera gagner du temps ! Pour commencer, il est conseillé de choisir un outil, facile à utiliser afin de communiquer avec vos collaborateurs tels que Zoom, Google Meet, Skype. Chaque outil dispose de différentes fonctionnalités. Il est important d’en avoir une bonne maîtrise pour réussir la réunion en ligne.

Pendant les réunions virtuelles, des problèmes techniques peuvent survenir et interrompre la communication. Assurez-vous donc d’avoir une bonne connexion internet avant de planifier la réunion. Vérifiez aussi si vos équipements fonctionnent correctement. Par exemple : votre caméra et le haut-parleur de votre ordinateur. Avez-vous pensé à un plan B en cas de problème technique ? Il est toujours judicieux de réfléchir à une solution pour vous rattraper après l’interruption de la communication en ligne. Vous pouvez privilégier un appel audio si votre caméra ne fonctionne pas ou envoyer un résumé de votre présentation par mail.

Par ailleurs, choisissez un lieu calme pour qu’aucun bruit ne puisse perturber la réunion. Si vous optez pour un appel vidéo, pensez à vérifier l’arrière-plan.  Les éléments ( Exemple : une pile d’assiettes sales ou de documents mal rangés)  de votre arrière –plan pourraient distraire vos collaborateurs. Nous vous conseillons de vous installer devant un fond blanc ou neutre.

Afin que vos participants accèdent facilement à la réunion à l’heure et au jour indiqués, envoyez- leur une invitation mail ou un rappel avec le lien de la réunion. 

Enfin, pour éviter de faire attendre vos collaborateurs, il est conseillé de se connecter quelques minutes en avance pour démarrer la réunion à temps.


Faire preuve de savoir-vivre

Se présenter à une réunion virtuelle avec quelques minutes de retard pourrait donner une mauvaise image de vous. La ponctualité est donc de mise. Vous pouvez à la rigueur prévenir vos interlocuteurs en cas de retard et vous excuser. 

Lorsque vous ne prenez pas la parole, pensez à couper le micro pour que vos interlocuteurs puissent  s’exprimer sans être interrompus par des bruits désagréables tels que les aboiements d’un chien.  Aussi, attendez que votre interlocuteur finisse son discours pour commencer le vôtre. 

Si c’est vous qui animez la réunion,  accordez à chaque participant un temps  de parole suffisant pour s’exprimer.  Chacun devra avoir l’occasion de partager son point de vue ou de poser une question.  Afin de favoriser l’interactivité lors de la réunion virtuelle, vous pouvez attribuer des rôles ou des responsabilités aux participants. 

Aussi, il est important de désactiver les notifications sur votre ordinateur pour ne pas déranger vos interlocuteurs. Évitez aussi d’effectuer plusieurs tâches en même temps pour ne pas perdre le fil de votre discours et manquer de respect aux participants. (Consulter vos mails et votre téléphone etc… ) 

Envoyer un compte rendu

Une fois que la réunion est terminée, il est recommandé de reprendre tous les points évoqués lors de la réunion et d’envoyer un compte rendu à tous les participants. Cette étape est nécessaire pour que chacun puisse se rappeler des éléments discutés afin de mener à bien le projet de l’entreprise ou d’accomplir les objectifs demandés. Un compte rendu doit être clair, cohérent et concis pour faciliter la compréhension de vos collaborateurs.

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